Wieso die Deutschen im Ländervergleich am meisten Doppelarbeit leisten und wie Sie das in Ihrem Unternehmen ändern können

Über die Vor- und Nachteile von Home-Office lässt sich sicherlich streiten, doch eine Entwicklung ist durchaus positiv: durch den fehlenden Büroalltag fallen auch zahlreiche Unterbrechungen unserer Arbeit weg. Weniger kurzfristige Meetings, weniger Anrufe, weniger Türrahmen-Gespräche – geschäftlich oder privat – mit unseren KollegInnen. Doch macht uns das wirklich produktiver? Womit verbringen wir eigentlich überwiegend unseren Arbeitsalltag?
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1. Die Methodik der Studie


Diese Frage hat sich auch das Team des Projektmanagement-Tools Asana gestellt und 2019 eine Studie in Auftrag gegeben, die untersuchen sollte, wie wir unsere Arbeitszeit verbringen. Dazu wurden über 10.000 Personen befragt, die Ihre Arbeitszeit überwiegend im Büro oder zu min. 50 % vor dem Computer verbringen. Mit Hilfe von 40 quantitativen Multiple-Choice-Fragen und 30 qualitativen Telefoninterviews wurden Personen aus Australien, Neuseeland, Deutschland, Japan, Großbritannien und den USA befragt. Sie waren zwischen 18 und 55 Jahren alt und arbeiteten auf unterschiedlichen Karrierestufen in Unternehmen unterschiedlicher Branchen und Größe.

2. Die Ergebnisse


Tortendiagramm: Wie verbringen wir unsere Arbeitszeit

Die Ergebnisse der Studie über unsere Produktivität ist recht ernüchternd: Nicht einmal ein Drittel unserer Arbeitszeit verbringen wir mit qualifizierter Arbeit! Den Großteil (60 %) der Zeit beschäftigen wir uns mit Aufgaben rund um die Organisation unserer Arbeit, wie z.B. im Team über unsere Aufgaben zu sprechen, zwischen verschiedenen Tools zu wechseln, Prioritäten anzupassen oder Informationen zu suchen. Nur 27 % der Arbeitszeit verbringen wir mit echter, qualifizierter Arbeit. Der Rest geht an Planung und Strategie. Außerdem verbringen wir jede Woche durchschnittlich 5 Stunden mit Aufgaben, die von uns selbst oder von unseren KollegInnen bereits erledigt wurde. Mit diesem Wert liegt Deutschland im Ländervergleich auf Platz 1.

Bei dieser Zeiteinteilung und dem wachsenden Workload sind Überstunden unvermeidlich. Fast ein Drittel aller Befragten machen regelmäßig Überstunden aus dem Büro oder von zu Hause aus. Dies hat verschiedene Gründe: Die Top 3 sind die Beantwortung ständiger E-Mails (41 %), unerwartete Meetings (36 %) und das Einholen von Genehmigungen (34 %). Über 70 % der Befragten sind der Meinung, dass Ihre Organisation für Aufgaben und Projekte unrealistische Fristen setzt. Das ist wenig überraschend, wenn man bedenkt, dass die Zeit für „unqualifizierte“ Arbeit vermutlich nicht in diese Kalkulation einfließt. 

Schuld an dieser Misere sind hauptsächlich fehlende Prozesse im Unternehmen: Aufgaben werden nicht zentral organisiert, so dass Status, Zuständigkeiten und Entwicklungen von allen Mitarbeitenden einzusehen sind und in Echtzeit aktualisiert werden. Außerdem nutzen wir derzeit durchschnittlich zehn verschiedene Apps für unsere täglichen Aufgaben, zwischen denen wir immer wieder hin und her wechseln müssen. Unübersichtliche E-Mail-Verläufe und unnötige Meetings sind ebenfalls große Zeitfresser: Die Befragten gaben an, dass fast zwei Drittel der Meetings, an denen sie teilnehmen, für sie nicht relevant sind.

3. Optimierungsvorschläge


Da die Studie von Asana beauftragt wurde, ist es keine Überraschung, dass sie ihr eigenes Tool zur Verbesserung der Produktivität empfehlen. Doch auch in unserem Arbeitsalltag bei Blaupause hat sich die konsequente Anwendung eines Projektmanagementtools mehrfach bewährt und wir würden keinesfalls mehr darauf verzichten wollen: Es ermöglicht uns, effizienter zusammenzuarbeiten, unsere Arbeitsbelastung besser zu kontrollieren und schneller Entscheidungen zu treffen. Die TeilnehmerInnen werden in Echtzeit über Änderungen und Entwicklungen von Projekten informiert, an denen sie beteiligt sind. Zusätzlich gibt es für jedes Projekt einen Ort, an dem Informationen gesammelt werden können. So müssen Dokumente, Änderungen und Anmerkungen nicht mehr in endlosen E-Mail-Verläufen gesucht werden. 
Sei es nun Asana, HubSpot, die Google G-Suite oder Microsoft Project: Bei der Einführung eines neuen Tools in Ihren Arbeitsalltag gibt es einiges zu beachten:

  • Schulen Sie Ihre MitarbeiterInnen für die Nutzung der Tools regelmäßig – auch wenn es wichtige Updates oder Änderungen gibt.
  • Nutzen Sie Ihre Tools kontinuierlich und führen Sie nur so viele Tools wie nötig ein. Checken Sie erst alle Funktionen Ihrer vorhandenen Tools, bevor Sie ein neues einführen. Eventuell brauchen Sie es gar nicht.
  • Achten Sie besonders als Führungskraft auf die Auslastung der einzelnen MitarbeiterInnen: Oft fällt es schwer, sich bei Überlastung selbst zu Wort zu melden. Indem Sie die Arbeitsaufwände kennen, können Sie die Überlastung einzelner vermeiden.

4. Fazit: Wie Sie in Zukunft produktiver arbeiten


Mittlerweile gibt es immer mehr Projektmanagementtools auf dem Markt. Es zeichnet sich ein klarer Trend ab, der weg von den klassischen Tabellen und endlosen E-Mail-Verläufen führt. Zurecht, da diese anfälliger für Fehler und ineffektiver sind. Dennoch ist es nicht leicht, ein ganzes Unternehmen auf eine völlig neue Art des Projektmanagements umzustellen – aber durch die vielen Vorteile lohnt es sich, eine solche Umstellung in Erwägung zu ziehen und sich schon heute fit für die Zukunft zu machen.

Marie Groß

Marie Groß

Meine Leidenschaft für das Texten nutze ich nun auch, um relevanten und kreativen Content für unseren B2B-Blog zu erstellen. Haben Sie ein Thema aus B2B-Marketing, Innovationsmanagement, Employer Branding, etc., worüber Sie gern mehr erfahren würden? Nur her damit!
     

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