Zeitfresser Meeting: Ein Leitfaden für eine effizientere Meeting-Kultur

Vielen Mitarbeitenden in mittelständischen Unternehmen sind Meetings im Arbeitsalltag ein Dorn im Auge: Allzu oft gibt es keine strukturierte Agenda, die Teilnehmenden sind nicht vorbereitet oder gar nicht ausreichend informiert und am Ende fragt man sich, wofür man überhaupt zusammengesessen ist.

Inhaltsverzeichnis

Meetings dieser Art stören nicht nur unsere Arbeitsabläufe, sondern sind zudem noch frustrierend.   Wir haben Ihnen einige Tipps aus dem New Work Bereich zusammengefasst, die Ihnen helfen, Meetings in Zukunft zielführend und produktiv zu gestalten.

1. Agenda vorbereiten und Materialien zur Verfügung stellen


Erstellen Sie frühzeitig eine Agenda für das Meeting: Worum geht es? Wer soll teilnehmen? Was ist das Ziel? Stellen Sie außerdem Materialien zur Vorbereitung auf das Meeting zur Verfügung – und das idealerweise zwei Tage vorher. So sind alle Teilnehmenden auf demselben Stand und das Meeting kann beginnen, ohne noch einmal grundlegende Informationen besprechen zu müssen. Achten Sie auch darauf, dass Sie eine klare Zielsetzung haben, die allen bewusst ist.

2. Das richtige Timing festlegen


Ein voller Arbeitstag ist streng getaktet, deshalb sind alle Meeting-Teilnehmenden darauf angewiesen, dass das Timing auch eingehalten wird. Ob es nun um einen Anschlusstermin oder um die eigenen Aufgaben geht, Überziehen in Meetings ist unerwünscht. Um das Timing einhalten zu können, muss es aber realistisch sein. Eine gut durchdachte Agenda hilft Ihnen bei der Einschätzung. In erster Linie gilt es aber, Meetings möglichst kurz zu halten. Fragen Sie sich, welche Inhaltspunkte der Agenda Sie auch auf anderem Wege – per E-Mail, etc. – klären können.

3. Halten Sie die Teilnehmerzahl begrenzt


Achten Sie darauf, die Meetingrunde klein zu halten und nur die Personen einzuladen, die wirklich anwesend sein müssen. Eine Daumenregel besagt, dass maximal acht Personen an einem Meeting teilnehmen sollten. Falls doch mal ein umfassenderes Meeting ansteht, überlegen Sie, ob Sie es aufteilen können, damit einige Personen nur für bestimmte Slots anwesend sein müssen – idealerweise zu Beginn des Meetings. Betrifft das Besprochene eine große Zahl an Mitarbeitenden, sollten die einzelnen Teams oder Abteilungen jemanden bestimmen, der oder die stellvertretend für die Gruppe am Meeting teilnimmt und die Informationen später weitergibt.

4. Halten Sie Ergebnisse und Aufgaben in einem Protokoll fest


Eine Person sollte stets Protokoll führen und das Besprochene im Anschluss an alle Betroffenen weiterleiten. In diesem Protokoll sollten die wichtigsten Punkte und mögliche Arbeitsaufträge festgehalten werden, damit keine Informationen verloren gehen und alle auf demselben Stand sind. Besonders hilfreich für den Leser sind Protokolle dann, wenn es eine Schnellleseebene gibt und die wichtigsten Take-Away-Points und Aufgaben zusammen mit einer verbindlichen Deadline am Ende des Protokolls zusammengefasst sind.

5. Minimieren Sie Ablenkungen


Wer kennt es nicht: Mal eben im Meeting noch ein paar E-Mails beantworten oder gedanklich schon im nächsten Meeting sitzen? Den Laptop oder das Handy dabei zu haben, verleitet uns oft, abzuschweifen und nicht aktiv an der Besprechung teilzunehmen. Einigen Sie sich darauf, dass nur die Person einen Laptop ins Meeting mitnimmt, die Protokoll führt. Wenn Sie noch einen drauf setzen möchten, verbannen Sie auch Handys aus den Meetingräumen. Durch weniger Ablenkungen können sich die Teilnehmenden ganz auf das Meeting konzentrieren, so nutzen Sie die Zeit produktiv.

6. Schalten Sie Remote-Arbeitende per Video zu


Wer nur per Telefon einer Konferenz zugeschaltet wird, hat oft Schwierigkeiten das Gesagte den Personen zuzuordnen und verliert zudem Informationen, die durch Körpersprache oder Mimik transportiert werden. Schalten Sie also Mitarbeitenden aus dem Home-Office o.ä. per Video der Besprechung zu. Hilfreich ist es, wenn Ihr Konferenzraum mit der entsprechenden Technik ausgestattet ist und alle Mitarbeitenden wissen, wie man sie bedient.

7. Alle müssen an einem Strang ziehen


Prozesse und Gewohnheiten zu ändern, ist immer mit Arbeit verbunden. Machen Sie dem Team bewusst, dass alle davon profitieren, sich an die Meeting-Guidelines zu halten. Bestimmen Sie für jedes Meeting einen Moderator oder eine Moderatorin und erinnern Sie sich gegenseitig daran, wenn jemand in alte Muster verfällt. Dafür sollte auch die Geschäfts- und Teamleitung einbezogen werden: Räumen Sie den Mitarbeitenden genug Zeit dafür ein, sich auf Meetings vorzubereiten und das Besprochene nachzubereiten. So vermeiden Sie es, unzählige Meetings zu ein und demselben Thema zu führen, weil das Besprochene vergessen wurde. Seien Sie auch nicht gekränkt, wenn Mitarbeitende mal ein Meeting absagen, weil sie nicht unbedingt dabei sein müssen.

8. Fazit: Mit mehr Struktur zu produktiveren Meetings


Meetings, vor allem unstrukturierte und nicht zielführende Meetings, sind einer der größten Zeitfresser unseres Arbeitsalltags. Dabei muss das nicht so sein: Gerade im Zuge der New Work Entwicklungen gibt es allerlei praktische Anregungen, wie auch Sie Ihre Meetings effektiver gestalten können. Wer weiß, vielleicht sparen Sie in Zukunft so viel Arbeitszeit, dass Sie sogar über eine Verkürzung der Arbeitszeit für Ihr Unternehmen nachdenken können. Immerhin ist die Überholung der Meeting-Kultur ein entscheidender Punkt für viele Unternehmen, die die Wochenarbeitszeit von 40 auf 30 oder sogar 25 Stunden verkürzt haben – bei gleichem Gehalt für die Mitarbeitenden und gleicher bzw. gestiegener Produktivität.

Marie Groß

Marie Groß

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